Time Management: 5 consigli per aumentare la produttività
Il time management è il processo organizzativo del proprio tempo, in maniera strutturata e pianificata, al fine di aumentare la produttività per compiere maggiori impegni con minore spreco di energie.
Gli studi sulla gestione del tempo hanno portato alla luce aspetti applicabili alla vita privata e al mondo del lavoro direttamente collegati tra loro.
Il tempo è una risorsa a disposizione per tutti in egual modo. L’uomo più ricco del mondo e quello più povero hanno la stessa quantità di tempo a disposizione ma queste due persone, molto probabilmente, lo gestiscono in maniera differente.
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Time management: consigli per ottimizzare il tempo
La gestione del tempo è fondamentale per ovviare a due aspetti che spesso mettono in difficoltà le persone:
Ridurre i tempi morti: pianificare aiuta a portare a termine più impegni eliminando la sensazione che stia sfuggendo qualcosa;
Eliminare decisioni costanti: fermarsi e pensare ogni volta a cosa dare priorità, oltre a far perdere tempo, porta spesso al “blocco decisionale”.
Alcuni piccoli miglioramenti sono talmente facili che possono portare a risultati immediati. Vediamone alcuni.
Aumenta la produttività alzandoti prima la mattina
Alzarsi prima la mattina non è cosa semplice ma regala notevoli benefici sia alla produttività, sia al benessere fisico.
Svegliarsi un’ora prima e svolgere alcune attività personali come fare attività sportiva, dedicarsi alla cura del corpo, lettura o altri hobby genera un senso di benessere impagabile che si protrae per tutto il giorno.
Il miglior modo per ottimizzare il tempo è aumentare quello a nostra disposizione soprattutto in orari in cui il cellulare non suona e il mondo esterno è ancora “spento”. Leggendo le biografie dei personaggi del passato e del presente emerge come tutti siano dei gran mattinieri.
Inoltre durante le primissime ore del giorno non dovrebbe mai mancare una sana colazione, attività che genera carica e benessere mentale capace di far superare ogni giornata con più facilità.
Pianifica il tempo nel medio periodo
Pianificare la singola giornata non è sufficiente. Un time management settimanale aiuta ad avere ben chiaro quanto tempo dedicare alle singole attività, quante energie utilizzare durante la giornata ed evita di arrivare alle scadenze dimenticando qualche dettaglio.
Una banalissima “to do list” è il miglior alleato per pianificare il tempo. Può essere digitale o cartacea ma deve essere consultabile perché avere sott’occhio le cose da fare può dare una forte carica motivazionale.
Definire le priorità con la matrice di Eisenhower
Una volta elencato tutti gli impegni bisogna procedere assegnando delle priorità per organizzare il tempo di conseguenza.
In quest’attività di Time Management viene spesso usata la matrice di Eisenhower ovvero un grafico in cui vengono assegnate alle matrici due variabili: importanza e urgenza.
Successivamente si suddivide il grafico in quattro quadrati secondo le priorità:
Crisi: urgente e importante;
Qualità: importante e non urgente;
Inganno: urgente e non importante;
Spreco: non importante e non urgente.
Le attività devono essere valutate con onestà e occhio critico e inserite nel quadrato corretto per stabilire la priorità degli impegni.
Durante le giornate gli impegni cui dedicare maggior attenzione ed energie sono quelli all’interno dei primi due quadrati.
Mai rimandare una priorità
Tutti gli aspetti del Time management visti fino a ora portano proprio a questo: svegliarsi prima la mattina, eseguire una “to do list” e definire le priorità serve appunto a compiere le azioni che solitamente vengono rimandate.
A questo punto entra in campo la forza di volontà. Solitamente le attività più importanti e urgenti sono le più faticose e quindi le più facili da rimandare.
Un buon metodo per non compromettere la forza di volontà è posizionare le attività più faticose per prime così da gestirle quando si ha più energia e motivazione.
Evita tutte le distrazioni
Molto spesso l’utilizzo dello smartphone per motivi inutili coinvolge tanto quanto una “droga” mangiandosi gran parte del tempo utile nella giornata.
Il primo consiglio è lavorare mettendo il cellulare in un’altra stanza così da non avere la tentazione visiva di prendersi una pausa inutile.
Nei casi più estremi esistono applicazioni che bloccano l’utilizzo del telefono per il tempo pre- impostato.
A volte invece le distrazioni arrivano da pensieri di cose da fare o approfondire che distolgono l’attenzione da ciò che si sta facendo. In questo caso è utile tenere un foglio di appunti a portata di mano per segnare ciò che viene in mente e gestirlo in seguito.
Il Time Management è composto da tante piccole accortezze, anche semplici e banali a volte, che se applicate possono letteralmente cambiare la vita.
Il consiglio è di cominciare con piccoli cambiamenti proseguendo con un aumento graduale sperimentando tecniche proprie e trovando le più adatte per ogni persona.
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